At arkivere mails

Du har måske hørt om det – måske ikke. Konceptet at arkivere mails. Jeg vil her så kort som muligt forklare det og hvorfor det kan gøre det meget nemmere at håndtere mails.

Hvad er pointen?

Pointen er at adskille dine mails. Den ene kategori er mails, som er nye eller du ikke har håndteret endnu. De ligger i indbakken. Den anden kategori er ting, som du er færdig med og som du kun behøver at se når du aktivt leder efter det.

Ved at lave denne adskillelse ved du, at alt i din indbakke er noget, du skal gøre noget ved og alt i arkivet bare er ting du kan finde frem, hvis du skulle få brug for dem. Du skal tænke mindre, da du ikke skal genoverveje, om du huskede at svare din chef, når du ser den mail hun sendte dig, hvis den ligger i indbakken har du ikke, ogg hvis du har svaret skal du ikke se på den igen. På denne måde vil du også se gamle mails, du ikke har håndteret, da de ikke vil blive gemt af mange nye.

Når du modtager en mail

Når du modtager en mail kan du gøre en af tre ting:

1) Håndtere den
Hvis nogen beder dig om at gøre noget, eller en anden handling er forbundet med den mail, så udfør handlingen. Derefter arkiver eller slet mailen.

2) Slette den
Hvis det er en ligegyldig mail, du ikke skal gemme eller bruge igen, så slet den.

3) Arkivere den
Hvis du er færdig med en mail, men måske har brug for at finde den frem på et senere tidspunkt. Så skal den arkiveres.

Hvordan kommer jeg igang?

Tag alle dine gamle mails – bortset fra dem, du endnu ikke er færdig med – og arkiver dem. Hver gang du modtager en mail følger du ovenstående trin. Målet er at have så få ting i indbakken som muligt.

Kan jeg ikke bare markere mails som ulæst?

Det kan du godt, men det har to ulemper. 1) hver gang du kigger på en mail og ikke er færdig med den, skal den markeres som ulæst. 2) Så laver du ikke en adskillelse mellem nye mails og mellem mails du ikke har håndteret.

En pæn hjemmeskærm

Mange personer har en hjemmeskærm på deres telefon, som er grim, forvirrende og svær at bruge. Her vil jeg give nogle tips til, hvordan du kan gøre din hjemmeskærm pænere, simplere og nemmere at bruge. Jeg tager udgangspunkt i iPhones, da jeg selv har sådan en, men det kan sikkert også bruges til andre platforme.

1. Hav en mørk baggrund

Det er meget nemmere at se ikonerne for de forskellige apps, hvis du har en mørk baggrund.

2. Hav kun én side

Hvis du er som de fleste har du 10–20 apps, som er dem du bruger mest og så en hel del flere du bruger en sjælden gang i mellem. Det du så kan gøre er at have én side med de apps – og når du tilgår resten søger du bare efter dem. Det er ofte nemmere at søge end det er at gå over til side tre, åbne den rigtige mappe og derefter åbne din bank-app, du kun tjekker hver anden uge.
Helt seriøst, prøv det. Det er så befriende at have de vigtige apps lige ved hånden og aldrig spekulere over, i hvilken mappe de obskure apps er.

3. Hav nogle ledige pladser

Hav altid den nederste række fri. Det ser pænere ud, og så er der plads til midlertidige apps. Midlertidige apps kunne være Roskilde Festival-appen, Folkemøde-appen eller lignende.

4. Min hjemmeskærm

Hvis du er nysgerrig på min hjemmeskærm, så ser den sådan her ud:

Jeg har heller ikke nogle apps i toppen, for dem kan jeg alligevel ikke nå, men hvis du har mange apps har du måske brug for det. Derudover er der side to, som har én mappe med alle de andre apps.

5. De sidste småting

Hvis du følger ovenstående vil din hjemmeskærm se meget pænere ud. Men her er nogle flere råd.
– Hav kun tre ikoner i dock’en, det ser pænere ud end fire.
– Slå badges fra. De små røde cirkler, der fortæller, at du har 3 ulæste beskeder er bare grimme og tilføjer stress. Drop dem.