At arkivere mails

Du har måske hørt om det – måske ikke. Konceptet at arkivere mails. Jeg vil her så kort som muligt forklare det og hvorfor det kan gøre det meget nemmere at håndtere mails.

Hvad er pointen?

Pointen er at adskille dine mails. Den ene kategori er mails, som er nye eller du ikke har håndteret endnu. De ligger i indbakken. Den anden kategori er ting, som du er færdig med og som du kun behøver at se når du aktivt leder efter det.

Ved at lave denne adskillelse ved du, at alt i din indbakke er noget, du skal gøre noget ved og alt i arkivet bare er ting du kan finde frem, hvis du skulle få brug for dem. Du skal tænke mindre, da du ikke skal genoverveje, om du huskede at svare din chef, når du ser den mail hun sendte dig, hvis den ligger i indbakken har du ikke, ogg hvis du har svaret skal du ikke se på den igen. På denne måde vil du også se gamle mails, du ikke har håndteret, da de ikke vil blive gemt af mange nye.

Når du modtager en mail

Når du modtager en mail kan du gøre en af tre ting:

1) Håndtere den
Hvis nogen beder dig om at gøre noget, eller en anden handling er forbundet med den mail, så udfør handlingen. Derefter arkiver eller slet mailen.

2) Slette den
Hvis det er en ligegyldig mail, du ikke skal gemme eller bruge igen, så slet den.

3) Arkivere den
Hvis du er færdig med en mail, men måske har brug for at finde den frem på et senere tidspunkt. Så skal den arkiveres.

Hvordan kommer jeg igang?

Tag alle dine gamle mails – bortset fra dem, du endnu ikke er færdig med – og arkiver dem. Hver gang du modtager en mail følger du ovenstående trin. Målet er at have så få ting i indbakken som muligt.

Kan jeg ikke bare markere mails som ulæst?

Det kan du godt, men det har to ulemper. 1) hver gang du kigger på en mail og ikke er færdig med den, skal den markeres som ulæst. 2) Så laver du ikke en adskillelse mellem nye mails og mellem mails du ikke har håndteret.